Trucchi e consigli per tutti gli smart workers
Smart working sempre più diffuso anche in Italia, ma quali sono i trucchi per essere sempre al top?
Smart working o lavoro agile? Che preferiate il termine inglese o la traduzione in italiano, il contenuto rimane lo stesso, e si tratta di quella modalità di lavoro che porta molti benefici, sia al datore di lavoro sia al dipendente stesso. Lo smart working, o lavoro da remoto, con la possibilità di gestire orari e luogo di lavoro (casa, caffetteria o co-working) è sempre più diffuso anche qui in Italia, prendendo esempio da aziende oltreoceano di successo.
Lo smart working dunque si diffonde e viene finalmente riconosciuto anche dalla legislazione, che prende posizione e chiarisce quali sono i diritti e i doveri del lavoratore smart. Rimane però un quesito, quali sono i trucchi e i consigli per affrontare al meglio lo smart working? Cerchiamo di dare una risposta in questo breve articolo.
Prima di tutto cercate di conoscere bene la legge appunto. Ora che esiste una normativa per smart workers che compara i lavoratori agili ai dipendenti classici, con gli stessi diritti, informatevi e non fatevi sfuggire occasioni preziose. Se non lavorate per una sola azienda, ma gestite il vostro lavoro smart come freelance nessun problema. Esistono infatti coperture e sgravi fiscali anche per chi effettua il proprio impiego come ‘nomade digitale’. Dunque il primo consiglio è informatevi! Non solo per rimanere aggiornati e al passo con i tempi ma soprattutto per conoscere ciò che è nel vostro interesse.
Passiamo ora ai consigli tecnici. Uno smart worker ha bisogno dell’equipaggiamento giusto! E dunque partiamo subito con computer e smartphone. Vale la pena spendere qualche euro in più ma avere a vostra disposizione un buon prodotto, che possa sostenere il carico di lavoro che andrete a svolgere. Lo stesso discorso si può applicare a chi ha bisogno di programmi informatici o di grafica, gestionali o di editing: scegliete con cura, ne va del vostro lavoro. Al di là dei sistemi operativi e ai programmi, esistono ormai moltissime app create appositamente per chi lavora da remoto: comunicazione, gestione eventi e documenti, to-do-list e chi ne ha più ne metta. Scegliete quelle più indicate per il vostro lavoro e non fatevi fermare da nessuno.
Oltre a software a hardware avrete bisogno di un internet provider che vi assicuri una linea stabile e veloce. Scegliete dunque con cura il vostro servizio, valutate le diverse offerte. Per chi gestisce anche dati sensibili e pagamenti (compresi i freelance) affidatevi ad un sistema che protegge la vostra privacy per evitare attacchi informatici e leak di dati.
Oltre all’apparato tecnico giusto, rifornitevi anche dell’attitudine giusta! Lo smart working si basa sull’innovazione del sistema lavoro, sulla fiducia e sulle competenze. Dunque mostratevi dinamici, aperti, flessibili. Allo stesso tempo avrete modo di far rispettare i vostri diritti, di organizzare il vostro lavoro come preferite, di sentirvi a vostro agio mentre lavorate, senza pressione e senza preoccupazioni di dress code e simili. Gestite il vostro lavoro sfruttando le ore in cui vi sentite più produttivi. Lavorando a distanza, nella comodità di casa propria o del proprio studio, non sentendo la pressione del luogo di lavoro, evitando lo stress da pendolari (e così risparmiando soldi e inquinando meno), il lavoratore agile è più felice e dunque produce di più, rendendo felice anche il datore di lavoro.
Di certo i benefici sono presenti da entrambe le parti. E sentiremo parlare sempre più spesso di smart working.
Shu-Ha-Ri: Come schiantarsi sulle regole ignorando il contesto
Shu-Ha-Ri è una parola giapponese utilizzata nelle arti marziali per indicare il percorso di apprendimento dell’allievo che all’inizio si deve limitare ad imparare ed eseguire ciò che il maestro insegna (Shu), poi una volta assimilate le tecniche apprende i principi e le teorie che le muovono (comprendendo il perché delle cose) e infine crea e muove le sue proprie pratiche.
Alistar Cockburn introdusse questo concetto come modo di pensare l’insegnamento delle metodologie di sviluppo software con la fondamentale idea che è necessario adattare lo stile di insegnamento a dove l’allievo si trova e può comprendere.
Purtroppo troppo spesso questo concetto viene travisato, il consulente Lean Agile (o presunto tale), mandato per guidare la “Digital Agile Lean Transformation”, invece di chiedersi il perché si trova lì e di limitarsi intanto ad applicare lo Shu-Ha-Ri solo all’ insegnamento, va a testa bassa dispensando facili soluzioni dentro iniziative e processi.
Ignorando completamente il contesto, ci troviamo così davanti ad un”Dittatore” con il sacro fuoco che in base all’ “Intanto fate come dico io poi lo capirete” comanda pratiche e metodi di lavoro tra lamentele dei manager e collaboratori che vengono miseramente zittiti quando alzano il capo lamentando “Ma da noi non può funzionare..”, “Ma Io come faccio?! Non posso fare questo passando sopra qualsiasi policy esistente..”.
Si trasforma così l’occasione di apprendimento e assimilazione di una filosofia che al primo posto mette il principio “Inspect & Adapt” in un metodo di lavoro composto da una serie di regole prescrittive che schiantandosi contro il sistema esistente non possono far altro che far fallire i progetti (quando va bene….) o far crollare le organizzazioni gettando le aziende nel Caos, portando così alla facile frase tombale:
“Abbiamo provato le Metodologie Lean Agile ma da noi non hanno funzionato”
Probabilmente la parola chiave in un contesto di cambiamento sarebbe dovuta essere “SPERIMENTARE“:
- Apprendete le pratiche, sperimentatele in contesti piccoli ed protetti misurando il successo o il fallimento (SHU).
- Se hanno successo allargate l’impatto dell’esperimento altrimenti fermatevi e provatene un’altra; in ogni caso chieditevi il perché e assimilate i principi che ci stanno dietro. (HA)
- Trovate voi la musica che fa parte della vostra colonna sonora: non scendete a compromessi adagiandovi sulle disfunzioni ma sperimentando, ideate e adottate le soluzioni che funzionano nel vostro contesto. (RI)
E voi vi siete mai trovati in questa situazione?
Agile Management: cos’è e i vantaggi che porta nell’organizzazione
Sempre più spesso si sente parlare di “agile management” e di come questo approccio possa portare dei vantaggi nel business. Il suo obiettivo è infatti quello di rispondere in modo efficace ai cambiamenti del mercato e alle esigenze dei clienti.
Cos’è esattamente l’agile management?
L’agile methodology nasce come filosofia nello sviluppo dei sofware nei primi anni 2000, che poi si è estesa anche ad altri campi e si contrappone al classico modello “a cascata” (waterfall), che presuppone una sequenza ben definita di azioni da espletare prima della realizzazione di un prodotto finito. Il modello agile invece utilizza tecniche di pianificazione più leggere, adattative e predittive, e una maggiore flessibilità. Incoraggia il lavoro di squadra, l’assunzione delle responsabilità tra tutti i membri di un gruppo di lavoro e l’organizzazione di ognuno di loro.
“L’agile manifesto” si basa su quattro caratteristiche principali:
- gli individui e le interazioni piuttosto che i processi e gli strumenti;
- il software funzionante più che la documentazione esaustiva;
- la collaborazione con il cliente più che la negoziazione dei contratti;
- rispondere al cambiamento più che seguire un piano prefissato.
In quest’ottica la metodologia agile vuole raggiungere la piena soddisfazione del cliente attraverso la collaborazione di un team impegnato. Una squadra focalizzata sul raggiungimento dei risultati in tempi brevi, con feedback e interazione continua, dove ognuno possa esprimere al meglio le proprie capacità. Con questo approccio è possibile anche abbassare il rischio e contenere i costi.
I vantaggi di un approccio “agile”
Abbiamo già visto in un precedente articolo quanto sia importante la struttura organizzativa all’interno di un’azienda. Valorizzare i propri collaboratori, coinvolgendoli e facendo loro esprimere il proprio potenziale, è ciò che aiuta a creare un ambiente di lavoro sereno e a ottenere maggiori risultati. L’agile management ha però anche altri benefici. C’è una maggiore attenzione al risultato, dato che l’utente è coinvolto e l’approccio iterattivo accelera sicuramente lo sviluppo. Inoltre la produttività aumenta così come la qualità, dato che i test sono una parte fondamentale di questo sviluppo.
Per poter attuare l’agile management è necessario un forte coinvolgimento delle figure di responsabilità e un cambio anche di mentalità per riconoscere quando è il momento di delegare. Bisogna fare in modo di creare un ambiente che sia davvero collaborativo. Inoltre è necessario riconoscere anche i potenziali rischi: gli utenti finali potrebbero dare continui suggerimenti, mettendo in pericolo il progetto che si sta affrontando. La documentazione potrebbe essere lasciata indietro e riunioni troppo frequenti andrebbero a compromettere i progressi, perché richiedono tempo altrimenti utilizzato per portare a termine il lavoro.
Nonostante possa presentare degli inconvenienti, l’agile management aiuta senza dubbio a creare un prodotto di alta qualità attraverso le iterazioni e, attraverso il processo di feedback costante e risposte rapide, si riesce a raggiungere il successo.
Work-Life balance, come ottenere benefici per azienda e dipendenti
Perseguire un modello aziendale che tenga conto del work-life balance, ossia dell’equilibrio tra lavoro e vita privata è sicuramente una scelta vincente. Offre diversi vantaggi non solo al lavoratore, ma anche all’impresa.
Come abbiamo già sottolineato in un post precedente, il work-life balance è un diritto sancito dal Parlamento europeo nel 2016. Una necessità di cui si parla sempre più frequentemente e riguarda i dipendenti sia delle grandi aziende che delle PMI, ma che in Italia stenta ancora a trovare spazio, nonostante siano aumentati i segnali positivi in questo senso.
Dipendenti felici e soddisfatti sono più produttivi e
maggiormente aperti al dialogo, più motivati, leali e concentrati nel raggiungimento degli obiettivi. L’azienda ne guadagna in termini economici e di reputazione. Come adoperarsi allora affinché si possa raggiungere allora questo equilibrio? Ci sono 3 passaggi fondamentali da cui prendere ispirazione per poter creare un modello di work-life balance che funzioni.
Ascoltare i propri dipendenti
Individuare le necessità e i desideri dei propri collaboratori è il primo passo. Capire cosa potrebbe aiutarli nel migliorare l’equilibrio tra lavoro e sfera privata, e cercare delle soluzioni che possa accontentarli, è un modo per lanciare un messaggio: l’azienda è al loro fianco e insieme si può crescere e svilupparsi. Ogni persona è diversa dall’altra ma tutti sono importanti. Le esigenze sono diverse tra chi ha una famiglia e chi invece è ancora alle prime esperienze professionali, ma si può trovare il modo per conciliarle tutte. Ad esempio concentrandosi sul welfare aziendale- come asili nido, assicurazioni, gestione attenta dei congedi- e offrendo la possibilità di smart working.
Investire sul training
Offrire corsi di formazione ed esperienze che possano arricchire la professionalità dei collaboratori non è solo un modo per fornire l’azienda di persone sempre più preparate e dinamiche, ma anche per gratificare i propri collaboratori e dare valore alle loro aspirazioni. La possibilità di coltivare interessi extra-lavorativi e la cura dei propri affetti si raggiunge così una vita professionale ricca di stimoli e in evoluzione. Questo non potrà che giovare sull’andamento generale dell’attività.
Dare l’esempio
È giusto aspettarsi che un proprio collaboratore lavori bene, anche duramente, e che in particolari occasioni possa impegnare anche più ore del solito nelle sue attività professionali (come nel caso di fiere o eventi particolari). Ma questa non deve essere una regola, anzi. I manager e lo stesso datore di lavoro devono dare il “buon esempio”. Devono mostrare come lavorare bene non significhi lavorare 70 ore a settimana e come il tempo libero sia importante. Chiamare sempre in azienda o rispondere alle email per questioni non urgenti quando si è in ferie, oppure continuare a intervenire nelle varie attività sebbene si sia fuori è un atteggiamento che lancia un segnale ben preciso ai dipendenti. E sentirsi in qualche modo spinti a fare lo stesso va a intaccare proprio il loro work-life balance.
L’equilibrio tra vita lavorativa e privata è la sfida che le aziende devono imparare a cogliere per innovarsi e crescere assieme ai propri collaboratori.