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Trucchi e consigli per tutti gli smart workers
Smart working sempre più diffuso anche in Italia, ma quali sono i trucchi per essere sempre al top?
Smart working o lavoro agile? Che preferiate il termine inglese o la traduzione in italiano, il contenuto rimane lo stesso, e si tratta di quella modalità di lavoro che porta molti benefici, sia al datore di lavoro sia al dipendente stesso. Lo smart working, o lavoro da remoto, con la possibilità di gestire orari e luogo di lavoro (casa, caffetteria o co-working) è sempre più diffuso anche qui in Italia, prendendo esempio da aziende oltreoceano di successo.
Lo smart working dunque si diffonde e viene finalmente riconosciuto anche dalla legislazione, che prende posizione e chiarisce quali sono i diritti e i doveri del lavoratore smart. Rimane però un quesito, quali sono i trucchi e i consigli per affrontare al meglio lo smart working? Cerchiamo di dare una risposta in questo breve articolo.
Prima di tutto cercate di conoscere bene la legge appunto. Ora che esiste una normativa per smart workers che compara i lavoratori agili ai dipendenti classici, con gli stessi diritti, informatevi e non fatevi sfuggire occasioni preziose. Se non lavorate per una sola azienda, ma gestite il vostro lavoro smart come freelance nessun problema. Esistono infatti coperture e sgravi fiscali anche per chi effettua il proprio impiego come ‘nomade digitale’. Dunque il primo consiglio è informatevi! Non solo per rimanere aggiornati e al passo con i tempi ma soprattutto per conoscere ciò che è nel vostro interesse.
Passiamo ora ai consigli tecnici. Uno smart worker ha bisogno dell’equipaggiamento giusto! E dunque partiamo subito con computer e smartphone. Vale la pena spendere qualche euro in più ma avere a vostra disposizione un buon prodotto, che possa sostenere il carico di lavoro che andrete a svolgere. Lo stesso discorso si può applicare a chi ha bisogno di programmi informatici o di grafica, gestionali o di editing: scegliete con cura, ne va del vostro lavoro. Al di là dei sistemi operativi e ai programmi, esistono ormai moltissime app create appositamente per chi lavora da remoto: comunicazione, gestione eventi e documenti, to-do-list e chi ne ha più ne metta. Scegliete quelle più indicate per il vostro lavoro e non fatevi fermare da nessuno.
Oltre a software a hardware avrete bisogno di un internet provider che vi assicuri una linea stabile e veloce. Scegliete dunque con cura il vostro servizio, valutate le diverse offerte. Per chi gestisce anche dati sensibili e pagamenti (compresi i freelance) affidatevi ad un sistema che protegge la vostra privacy per evitare attacchi informatici e leak di dati.
Oltre all’apparato tecnico giusto, rifornitevi anche dell’attitudine giusta! Lo smart working si basa sull’innovazione del sistema lavoro, sulla fiducia e sulle competenze. Dunque mostratevi dinamici, aperti, flessibili. Allo stesso tempo avrete modo di far rispettare i vostri diritti, di organizzare il vostro lavoro come preferite, di sentirvi a vostro agio mentre lavorate, senza pressione e senza preoccupazioni di dress code e simili. Gestite il vostro lavoro sfruttando le ore in cui vi sentite più produttivi. Lavorando a distanza, nella comodità di casa propria o del proprio studio, non sentendo la pressione del luogo di lavoro, evitando lo stress da pendolari (e così risparmiando soldi e inquinando meno), il lavoratore agile è più felice e dunque produce di più, rendendo felice anche il datore di lavoro.
Di certo i benefici sono presenti da entrambe le parti. E sentiremo parlare sempre più spesso di smart working.
Work-Life balance, come ottenere benefici per azienda e dipendenti
Perseguire un modello aziendale che tenga conto del work-life balance, ossia dell’equilibrio tra lavoro e vita privata è sicuramente una scelta vincente. Offre diversi vantaggi non solo al lavoratore, ma anche all’impresa.
Come abbiamo già sottolineato in un post precedente, il work-life balance è un diritto sancito dal Parlamento europeo nel 2016. Una necessità di cui si parla sempre più frequentemente e riguarda i dipendenti sia delle grandi aziende che delle PMI, ma che in Italia stenta ancora a trovare spazio, nonostante siano aumentati i segnali positivi in questo senso.
Dipendenti felici e soddisfatti sono più produttivi e
maggiormente aperti al dialogo, più motivati, leali e concentrati nel raggiungimento degli obiettivi. L’azienda ne guadagna in termini economici e di reputazione. Come adoperarsi allora affinché si possa raggiungere allora questo equilibrio? Ci sono 3 passaggi fondamentali da cui prendere ispirazione per poter creare un modello di work-life balance che funzioni.
Ascoltare i propri dipendenti
Individuare le necessità e i desideri dei propri collaboratori è il primo passo. Capire cosa potrebbe aiutarli nel migliorare l’equilibrio tra lavoro e sfera privata, e cercare delle soluzioni che possa accontentarli, è un modo per lanciare un messaggio: l’azienda è al loro fianco e insieme si può crescere e svilupparsi. Ogni persona è diversa dall’altra ma tutti sono importanti. Le esigenze sono diverse tra chi ha una famiglia e chi invece è ancora alle prime esperienze professionali, ma si può trovare il modo per conciliarle tutte. Ad esempio concentrandosi sul welfare aziendale- come asili nido, assicurazioni, gestione attenta dei congedi- e offrendo la possibilità di smart working.
Investire sul training
Offrire corsi di formazione ed esperienze che possano arricchire la professionalità dei collaboratori non è solo un modo per fornire l’azienda di persone sempre più preparate e dinamiche, ma anche per gratificare i propri collaboratori e dare valore alle loro aspirazioni. La possibilità di coltivare interessi extra-lavorativi e la cura dei propri affetti si raggiunge così una vita professionale ricca di stimoli e in evoluzione. Questo non potrà che giovare sull’andamento generale dell’attività.
Dare l’esempio
È giusto aspettarsi che un proprio collaboratore lavori bene, anche duramente, e che in particolari occasioni possa impegnare anche più ore del solito nelle sue attività professionali (come nel caso di fiere o eventi particolari). Ma questa non deve essere una regola, anzi. I manager e lo stesso datore di lavoro devono dare il “buon esempio”. Devono mostrare come lavorare bene non significhi lavorare 70 ore a settimana e come il tempo libero sia importante. Chiamare sempre in azienda o rispondere alle email per questioni non urgenti quando si è in ferie, oppure continuare a intervenire nelle varie attività sebbene si sia fuori è un atteggiamento che lancia un segnale ben preciso ai dipendenti. E sentirsi in qualche modo spinti a fare lo stesso va a intaccare proprio il loro work-life balance.
L’equilibrio tra vita lavorativa e privata è la sfida che le aziende devono imparare a cogliere per innovarsi e crescere assieme ai propri collaboratori.
Collaborazione e cooperazione: la necessità per la tua azienda di far leva su entrambe
Spesso i termini collaborazione e cooperazione vengono usati impropriamente come sinonimi. In realtà, esistono delle differenze sostanziali ma entrambi i termini vanno ad identificare comportamenti del team vitali per lo sviluppo e la solidità dell’impresa.
La cooperazione implica il compimento di azioni coordinate volte al raggiungimento di un fine comune ma svolgendo autonomamente le singole attività, che come pezzi di un puzzle andranno a incastrarsi per raggiungere il risultato finale condiviso dai diversi membri. Si tratta di un insieme di processi e strategie che permettono al gruppo di lavorare insieme ma mantenendo la propria individualità professionale nettamente definita. La cooperazione è caratterizzata, generalmente, dalla presenza di un supervisore o coordinatore che tiene le fila del processo, coordina le risorse e ne risponde.
Caratteristiche della cooperazione
- Elevata interdipendenza tra i componenti e i diversi compiti
- Responsabilità di ogni singolo membro
- Co-decisione e coordinamento
La collaborazione si sostanzia nel lavorare insieme non sulla singola operazione o compito ma sull’intero lavoro e su ogni parte del processo volto a raggiungere l’obiettivo. Ogni membro segue tutte le fasi del processo e ne ha una visione di insieme. La collaborazione è l’elemento di partenza nell’avvio di un progetto, in quanto è presente già nel momento in cui si compiono le scelte e si scelgono gli indirizzi e le linee da seguire.
Per una collaborazione di successo
- L’accordo e il perseguimento di un obiettivo comune
- L’unione delle competenze individuali dei singoli membri a beneficio del team
- L’accettazione dei ruoli e l’assunzione di responsabilità di gruppo
Il Randstad Workmonitor, l’indagine realizzata nel terzo trimestre 2014 da Randstad, rileva che lo spirito collaborativo non è innato ma si sviluppa nella pratica, i datori di lavoro dovrebbero favorirlo anche attraverso adeguati strumenti che oggi la tecnologia permette, basti pensare ai casi in cui vi sono sedi aziendali distaccate, la possibilità di collaborare in tempo reale a distanza oggi è possibile e molto utile.
Le prestazioni di un team collaborativo sono migliori, pertanto incoraggiare la collaborazione anche attraverso meccanismi incentivanti che premiano il team nella sua interezza non può che migliorarne le performance a beneficio dell’intera azienda.
E’ bene cercare di lasciare sepolte nel passato le tecniche che incentivavano i dipendenti a una competizione individuale esagerata e cercare di incanalare i loro sforzi in attività che favoriscono la coesione del gruppo e del gioco di squadra.
Cooperare non è meno importante, all’interno di uno stesso progetto possono esservi fasi che vanno gestite in autonomia. Come in una catena di montaggio ogni azione è legata alla successiva, far parte di un team che crede nella collaborazione e cooperazione permette di superare le difficoltà incontrate dal singolo membro e di trovare insieme soluzioni appropriate. In questo modo è possibile ottimizzare i tempi ed essere più performanti.
Lavoro Agile: la regolamentazione dello smart working
Grazie ai benefici ottenibili attraverso il lavoro agile, di cui abbiamo parlato in un precedente articolo, sempre più aziende decidono di aprire le loro porte agli smart workers. Dal 2017 il lavoro agile gode di una propria regolamentazione.
Anche il legislatore ha dovuto prendere atto del fenomeno di ampia portata rappresentato dal lavoro agile. La sempre maggiore flessibilità richiesta ai lavoratori ha fatto nascere nuove modalità di svolgimento della prestazione lavorativa, per le quali fino a maggio di quest’anno vi era un vuoto legislativo.
La legge 22/05/2017 n.81, dopo numerose navette tra Camera e Senato, è stata pubblicata sulla GU n.135 del 13 Giugno 2017. La legge, intitolata ”Misure per la tutela del lavoro autonomo non imprenditoriale e misure volte a favorire l’articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato”, nel capo II articola il lavoro agile.
Con questa legge si va a colmare un vuoto legislativo che si cercava di riempire attingendo dalla normativa sul telelavoro nelle aziende pubbliche che, però, è ben differente dallo smart working, sia per caratteristiche intrinseche che per la tipologia di aziende per le quali è svolto, perlopiù private.
Innanzitutto viene definito lo smart working, come la forma lavorativa nella 
quale la prestazione agile può avvenire in parte presso i locali dell’azienda e in parte all’esterno, senza avvalersi dunque di una postazione fissa.
Lo smart worker, rispetto a chi effettua la prestazione mediante telelavoro può espletare la propria mansione dove meglio crede, dalla panchina del parco al divano di casa propria, rispettando ovviamente gli orari concordati con l’azienda e avvalendosi di idonei mezzi tecnologici di supporto.
L’articolo 18 della legge 81/2017 va a definire il concetto di lavoro agile come “modalità flessibile di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato allo scopo di incrementarne la produttività e agevolare la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro.”
I punti salienti della legge riguardano l’equiparazione dello smart worker al dipendente che svolge il proprio lavoro all’interno dell’azienda, sia sotto il profilo economico sia sotto il quadro normativo relativo a diritti e doveri.
Fondamentale, a pena di nullità, è la stipula di un accordo scritto che individui le modalità di svolgimento del lavoro.
Lo smart working si sostanzia in una prestazione lavorativa di tipo subordinato che presenta le seguenti peculiarità:
- Il lavoratore agile effettua la sua prestazione sia all’interno che all’esterno dei locali aziendali;
- L’attività lavorativa viene spesso effettuata attraverso idonei strumenti tecnologici;
- Il lavoratore non è vincolato ad una postazione fissa nei momenti in cui espleta la propria attività fuori dai locali dell’azienda.
Per quanto riguarda l’orario di lavoro, si è pensato che una regolamentazione stringente rischiasse di interferire con le caratteristiche del lavoro agile, che lasciano al lavoratore una certa autonomia di gestione con un fine di scopo e non di ore lavorate, d’altro canto il datore di lavoro non avrebbe modo di verificare l’effettiva durata della prestazione quando questa si svolga all’esterno dell’azienda. Alla fine però si è deciso di definire la giornata lavorativa dello smart worker così come quella del dipendente che lavora in sede, comprendente ossia le canoniche otto ore giornaliere.
Work-life balance: perché è importante investire in questo modello
L’innovazione aziendale parte dall’interno, il benessere dei propri dipendenti è un elemento essenziale. Rendi eccellente la tua azienda con il work-life balance.
Con il termine work-life balance si indica l’equilibrio, spesso alquanto utopico in Italia, tra lavoro e vita privata.
Rispetto alle altre nazioni europee e del resto del mondo, il nostro paese ha ancora molta strada da percorrere prima che i lavoratori italiani siano in grado di conciliare in modo appropriato carriera e ambizioni professionali con la propria vita privata. Ai dipendenti, in un contesto come quello attuale caratterizzato da instabilità lavorativa ed economica, vengono richiesti sempre maggiori sacrifici. Lo sforzo richiesto ai dipendenti è da intendersi sia in termini di numero di ore lavorate sia in termini di coinvolgimento cognitivo, per questo motivo i lavoratori si vedono spesso costretti a rinunciare alla propria vita privata in funzione del lavoro.
Si innesca un circolo vizioso nel quale sembra che non possano coesistere lavoro e famiglia per chi si affaccia al mondo del lavoro che, dopo aver investito anni in studi universitari e master di perfezionamento, alla soglia dei trent’anni, si trova a dover scegliere tra carriera e vita privata. Attualmente il mondo del lavoro offre contratti a termine e aleatori ai lavoratori, richiedendo loro un alto grado di flessibilità, tutto ciò gli impedisce di fare progetti a medio-lungo termine ed è palese che in questo contesto per un giovane metter su famiglia diventa un’ardua sfida caratterizzata da un rischio notevole. Se per un lavoratore di sesso maschile la situazione è già di per se complicata, per le donne intorno ai trenta diventa quasi impossibile inserirsi nel mondo del lavoro o avere quella posizione stabile che la loro età richiederebbe. Lo spettro della maternità fa molta paura ai datori di lavoro e alle stesse lavoratrici che, purtroppo, sanno che si troveranno a scegliere tra il desiderio di maternità e il lavoro.
Nel 2016 il Parlamento europeo ha votato a Strasburgo la risoluzione “Creating labour market conditions favourable for work-life balance” (Creazione di condizioni del mercato del lavoro favorevoli all’equilibrio tra vita privata e vita professionale). Il titolo della risoluzione è immediatamente intuitivo in merito a quelli che sono i contenuti, e se l’argomento è arrivato ad essere votato in commissione europea la sua rilevanza è evidente. Il parlamento europeo ha sancito che l’equilibrio tra lavoro e vita privata è un ”diritto” del lavoratore il che ne fa un dovere per le aziende. Fino all’anno scorso, per un’azienda investire nel work-life balance era un di più, oggi è quasi un atto dovuto.
I cambiamenti nei modelli di lavoro hanno segnato la linea di demarcazione tra aziende eccellenti e aziende non al 
passo con i tempi. Le prime hanno sviluppato diversi sistemi e programmi mirati alla cura dei propri dipendenti e per le loro famiglie mediante il welfare aziendale. Assicurazioni sanitarie, asili nido e altri servizi utili al lavoratore al fine di conciliare lavoro e vita privata.
Se il mondo del lavoro, nell’ottica del lavoratore, è caratterizzato da precarietà, per l’azienda, invece, il problema è riuscire avere ad avere collaboratori validi. Lavorare in un’azienda che offre il welfare fa gola a molti, bravi e meno bravi, tra questi molti ci sono anche ” le eccellenze” però… ed è bene non lasciarsele scappare. Il lavoratore molto qualificato è corteggiato dalle aziende e offrire dei servizi a livello di welfare è sicuramente un incentivo affinché tra le varie proposte ricevute scelga proprio la tua azienda.
Dove è presente un modello ispirato al work-life balance, i dipendenti rendono di più, sono più sereni sul posto di lavoro e fuori dall’ufficio, più aperti al dialogo e alla collaborazione, di tutto ciò, di riflesso, ne trae beneficio anche l’impresa.
Inoltre, l’impresa che avvia un programma mirato al fine di garantire un’esistenza pacifica tra vita privata e lavoro, lancia un segnale anche all’esterno. L’impresa sta in pratica comunicando la sua solidità, l’accortezza verso i propri dipendenti e sta inoltre dimostrando di essere evoluta e innovativa, tutte cose che fornitori e clienti apprezzano.